Kunnanhallitus, kokous 29.5.2023

§ 224 Arkistonhoitajan virkanimikkeen ja kelpoisuusehdon muuttaminen

244Dno-2023-190

Aikaisempi käsittely

Kunnanhallitus, 20.3.2023

Valmistelija

Toni Saranpää, hallintojohtaja, toni.saranpaa@kempele.fi

Perustelut

Tietopalveluasiantuntija on irtisanoutunut tehtävästään 1.4.2023. Tietopalveluasiantuntija vastaa kunnan arkistosta, koordinoi kunnan tiedonhallintaa sekä osallistuu kunnan kirjaamon hoitamiseen. Virka on tarpeellista täyttää, sillä vastuuta kunnan pitkäaikaissäilytettävistä arkistomateriaaleista ei ole kunnan muilla viranhaltijoilla. Tiedonhallinnan vastuut ovat myös lakisääteisiä eikä niitä ole muilla viranhaltijoilla.

Tietopalveluasiantuntija ei virkanimikkeenä kuvaa virantoimitusvelvollisuuden sisältämiä tehtäviä. Tietopalveluasiantuntijan nimike viittaa kirjastoalalle, mikä voi johtaa mahdollisia hakijoita harhaan ja vaikeuttaa tehtävän täyttämistä. Virantäytön helpottamiseksi virkanimike tulisi vaihtaa arkistonhoitajaksi, mikä viittaa paremmin viran pääasiallisen tehtävän sisältöön ja helpottaisi virantäyttöä. 

Hallintosäännön 6 luvun 2 §:n 1 momentin mukaan kunnanhallitus päättää virkojen perustamisesta ja lakkauttamisesta sekä virkanimikkeen muuttamisesta.

Hallintojohtaja:
Ehdotan, että kunnanhallitus

  1. päättää muuttaa tietopalveluasiantuntijan viran virkanimikkeen arkistonhoitajaksi 2.4.2023 alkaen ja
  2. myöntää luvan viran täyttämiseen.

KUNNANJOHTAJA:
Kunnanhallitus hyväksyy hallintojohtajan päätösehdotuksen.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Valmistelija

  • Toni Saranpää, hallintojohtaja, toni.saranpaa@kempele.fi

Perustelut

Kunnanjohdon hallinnossa auki olevaa arkistonhoitajan virkaa ei ole saatu täytettyä. Viranhaussa kelpoisuusehdot täyttäviä hakijoita oli vain yksi, joka on ilmoittanut, ettei ota virkaa vastaan. Virantäytön helpottamiseksi kelpoisuusehtoja on tarvetta tarkistaa, jotta virka saadaan täytettyä. Viran uudeksi kelpoisuusehdoksi ehdotetaan soveltuvaa korkeakoulututkintoa tai Kansallisarkiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkintoa tai vastaavaa aiempaa tutkintoa.

Tietopalveluasiantuntijan virkanimike muutettiin arkistonhoitajaksi aiemmin keväällä. Epäonnistuneen hakuprosessin vuoksi myös virkanimikettä on aiheellista harkita uudelleen. Aiemman kelpoisuusehdon mukaista koulutusta annetaan mm. Oulun yliopistossa, mutta siitä huolimatta viranhakuun jätettiin vain yksi kelpoisuusehdot täyttävä hakemus. Kelpoisuusehtojen muuttamisen ohella virkanimikkeen muuttaminen tutkintonimikkeitä paremmin vastaavaksi voisi lisätä pätevien hakijoiden määrää, kun virkaa täytetään. Alan koulutusohjelmien nimet viittaavat asiakirja- tai asianhallintaan. Vastaavan termin käyttäminen virkanimikkeessä olisi perusteltua, jotta hakijat tunnistaisivat virkanimikkeen koulutustaan vastaavaksi. Arkistonhoitajan virkanimike ehdotetaan muutettavaksi asiakirjahallinnon asiantuntijaksi.

Hallintosäännön 6 luvun 2 §:n 1 momentin mukaan kunnanhallitus päättää virkojen perustamisesta ja lakkauttamisesta sekä virkanimikkeen muuttamisesta. 

Hallintosäännön 6 luvun 4 §:n 2 momentin mukaan virkasuhteeseen ottava viranomainen päättää viran kelpoisuusvaatimuksista, ellei niistä ei ole päätetty virkaa perustettaessa. Jos henkilö otetaan virkasuhteeseen ilman, että tehtävää varten on perustettu virkaa, kelpoisuusvaatimuksista päättää virkasuhteeseen ottava viranomainen. Jos ilmenee epäselvyyttä siitä, onko virkaa perustettaessa päätetty kelpoisuusvaatimuksista, kelpoisuusvaatimuksista päättää kunnanhallitus.

Hallintojohtaja:
​​​​​Ehdotan, että kunnanhallitus

  1. päättää muuttaa arkistonhoitajan viran virkanimikkeen asiakirjahallinnon asiantuntijaksi ja
  2. päättää asettaa viran kelpoisuusehdoksi soveltuvan korkeakoulututkinnon tai Kansallisarkiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinnon tai vastaavan aiemman tutkinnon.

 

KUNNANJOHTAJA:
Kunnanhallitus hyväksyy hallintojohtajan päätösehdotuksen.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.