Kunnanhallitus, kokous 15.5.2023

§ 193 LVIAS- puitesopimuksen hankintaa koskeva hankintaoikaisu

244Dno-2023-224

Aikaisempi käsittely

Kunnanhallitus, 11.4.2023

Valmistelija

Silja Syri, kiinteistöpäällikkö, silja.syri@kempele.fi
Tuomo Perälä, tekninen johtaja, tuomo.perala@kempele.fi
Hilkka Komminaho, rakennuttajapäällikkö, hilkka.komminaho@kempele.fi

Perustelut

Kempeleen kunnan LVIAS-töiden puitejärjestely 

Hankinnan kohde ja hankintamenettely

Kempeleen kunta on pyytänyt tarjoukset LVIAS-töiden puitejärjestelyyn. Puitesopimus astuu voimaan, kun molemmat sopijapuolet ovat sen allekirjoittaneet, aikaisintaan 13.3.2023, ja päättyy 12.3.2025, mikäli sopimuksen mukaisia optioita ei hyödynnetä. Puitesopimusta on mahdollista jatkaa kahdella yhden vuoden mittaisella optiokaudella. Optiokaudella tarkoitetaan mahdollisuutta sopimuksen jatkamiseen alkuperäisin ehdoin.

Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, hankintalaki).  Hankintamenettelynä on ollut hankintalain mukainen avoin menettely, jossa kaikki halukkaat ovat voineet jättää tarjouksen. Tarjouspyyntö julkaistiin EU-hankintailmoituksena hankintailmoitukset.fi -sivustolla. Määräaikaan 27.2.2023 klo 12:00 mennessä saatiin 21 tarjousta, jotka avattiin 27.2.2023 klo 14:31 (Liite 8, Tarjousten avauspöytäkirja).

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastelu ja tarjousten vertailu
Tarjouspyyntö jaettiin seitsemään (7) osa-alueeseen:

1) LVI-työt, 2) viemärihuuhtelut ja -kuvaukset, pumppaamohuollot, 3) IV-nuohous, mittaus ja säätö, 4) kylmälaitetyöt, 5) sprinklerityöt, 6) automaatiotyöt, 7) sähkötyöt.

Tarjouksen sai jättää yhdestä tai useammasta osa-alueesta ja sama toimija saattoi tulla valituksi useammalle kuin yhdelle osa-alueelle. Tarjouspyynnössä asetettiin tarjoajille soveltuvuusvaatimukset ja tarjouksille vertailuperusteet sekä vähimmäisvaatimukset osa-alueittain. Valintaperusteena käytettiin edullisimpia kustannuksia osa-aluekohtaisesti esitetyin painotuksin. Kullekin osa-alueelle valittiin viisi (5) toimijaa em. mainituin vertailuperustein. Mikäli tarjouspyynnön mukaisia tarjouksia oli vähemmän kuin viisi, valittiin kaikki tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset täyttäneet toimijat puitesopimuskumppaneiksi. Tarjousten vertailut ja niiden perusteella valittavaksi esitetyt toimijat on esitetty liitteissä 1–6. Osa puitesopimustarjouksista ei ollut tarjouspyynnön mukaisia eikä niitä siksi käsitelty. Osa-alueelle 5, sprinklerityöt, ei saatu yhtään tarjouspyynnön mukaista tarjousta. Käsittelemättä jätetyt tarjoukset perusteluineen on esitetty liitteessä 7.

Hallintosäännön 7 luvun 6 §:n mukaan toimivalta hankinnoissa määräytyy kunnan hankintaohjeen mukaisesti. Hankintaohjeen 1.12 mukaan päätösvalta on yli miljoonan euron hankinnoissa hallituksella.

Tekninen johtaja:
Ehdotan, että kunnanhallitus päättää valita puitesopimuskumppaneiksi liitteessä esitetyt kokonaistaloudellisesti edullisimmat, halvimman hinnan jättäneet tarjoajat ja valtuuttaa teknisen johtajan allekirjoittamaan n. kahden (2) vuoden mittaiset puitesopimukset, jotka mahdollistavat myös kaksi (2) erillistä optiovuotta.

KUNNANJOHTAJA:
Kunnanhallitus hyväksyy teknisen johtajan päätösehdotuksen.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin. 

Valmistelija

  • Silja Syri, kiinteistöpäällikkö, silja.syri@kempele.fi

Perustelut

Kunnanhallitus on kokouksessaan 11.4.2023 tehnyt päätöksen koskien LVIAS-töiden puitejärjestelyä ja siihen valittavia toimijoita. Päätöksen yhteydessä on ilmoitettu, että osa saapuneista tarjouksista on jätetty käsittelemättä eli hylätty tarjouspyynnön vastaisina. Aro Systems Oy:n tarjous on hylätty osa-alueilta 1 ja 7. Syynä hylkäykseen on ollut tarjouksen liian korkea yleiskululisä, 20 %, joka ei täyttänyt sille asetettua vähimmäisvaatimusta, < 12 %. Aro Systems Oy on toimittanut 19.4.2023 oikaisuvaatimuksen, jossa vaaditaan kunnanhallitusta kumoamaan tehdyn päätöksen tarjouksen hylkäämisestä ja huomioimaan heidän tarjouksensa tarjousvertailussa seuraavin perustein:

”Syy Aro Systems Oy:n tarjouksen hylkäykselle on ollut perusteeton. Tarjouspyynnössä yleiskuluprosentille oli määritelty minimivaatimus, mutta ei maksimivaatimusta. Aro Systems Oy:n tarjouksessa oleva yleiskuluprosentti on enemmän kuin määritelty minimivaatimus, jolloin tarjouksen hylkäämiselle ei ole perusteita.”

Kempeleen kunta toteaa Aro Systems Oy:n tekemän oikaisuvaatimuksen osalta seuraavaa:

Oikaisuvaatimuksen kohteena olevien osa-alueiden 1. ja 7. vertailuperusteet olivat toisiaan vastaavat ja ne esitettiin tarjouspyynnössä seuraavasti:
”Tarjoajan tulee esittää tarjouksellaan:

-        LVI-työnjohtajan tuntiveloitushinta (€/h)
-        LVI-asentajan tuntiveloitushinta (€/h)
-        Materiaalien ja tarvikkeiden yleiskululisä (%)

Laadulliset näkökohdat on huomioitu tarjoajille asetetuissa soveltuvuusvaatimuksissa. Tarjouksista hyväksytään korkeintaan viisi tilaajalle kokonaistaloudellisesti edullisinta tarjousta. Kokonaistaloudellisuutta vertailtaessa valintaperusteena ovat edullisimmat kustannukset seuraavin painotuksin:
Työnjohdon tuntiveloitushinnan pisteytys:

Edullisin työnjohdon tuntiveloitus saa täydet 20 pistettä. Sen ylittävät tarjoushinnat lasketaan kaavalla: edullisin tarjoushinta/ko. ylittävä tarjoushinta * 20 pistettä.

LVI-asentajan tuntiveloitushinnan pisteytys:
Edullisin LVI-asentajan tuntiveloitus saa täydet 60 pistettä. Sen ylittävät tarjoushinnat lasketaan kaavalla: edullisin tarjoushinta/ko. ylittävä tarjoushinta * 60 pistettä.

Materiaalien ja tarvikkeiden todellisiin kustannuksiin urakoitsija lisää yleiskululisän, joka huomioidaan tarjousten vertailussa 20 %:n painokertoimella. Minimivaatimus yleiskululisään on YSE 1998:n mukainen 12 %. Tilaaja pisteyttää vain sitä edullisemmat tarjoukset.

Yleiskululisän pisteytys:
8 % => 20 pistettä
9 % => 15 pistettä
10 % => 10 pistettä
11 % => 5 pistettä
12 % => 0 pistettä (= minimivaatimus, ei pisteytetä)”

Em. viittauksellaan YSE 1998:n mukaiseen yleiskululisään minimi- eli pakollisena vähimmäisvaatimuksena Kempeleen kunta on asettanut yleiskululisälle 12 %:n kattorajan, jonka ylittävät yleiskululisät ovat tarjouspyynnön vastaisia. Näin ollen suurin mahdollinen tarjouspyynnön mukainen yleiskululisä on voinut olla 12 %. Tätä suuremmat yleiskululisät ovat aiheuttaneet tarjouspyynnön pakollisen vähimmäisvaatimuksen vastaisuuden johtaen tarjouksen hylkäämiseen eli käsittelemättä jättämiseen. Lisäksi todettakoon, että tarjouspyynnön pakollisten ehtojen vastaisen tarjouksen hylkääminen on hankintayksikön hankintalain mukainen velvollisuus.

Ko. hankinnassa sovellettavat YSE 1998 sopimusehdot ja niiden 47 §:n f-kohdassa viitattu 12 %:n yleiskustannuslisä on alalla yleisesti käytetty ehto, johon hankintayksikön ko. hankinnassa esittämä yleiskustannuslisää koskeva pakollinen vähimmäisvaatimus perustui ja johon tarjoaja tarjouksellaan sitoutui.

Oikaisuvaatimuksen esittäjän väite siitä, ettei hankintayksikkö määritellyt tarjouspyynnössä yleiskululisälle maksimia on virheellinen: Hankintayksikkö nimenomaan määritteli edellä kuvatulla tavalla yleiskululisään 12 %:n maksimimäärän, jonka ylittävät yleiskustannuslisät ovat tarjouspyynnön vastaisia. Oikaisuvaatimuksen esittäjän viittaama ”maksimivaatimus” on käytännössä hankintayksikön tarjouspyynnössään esittämä minimi- eli pakollinen vähimmäisvaatimus. Näin ollen oikaisuvaatimuksen esittäjän logiikalla hankintayksikön olisi tullut hyväksyä tarjouspyynnön mukaisena yleiskululisänä esim. 100 %, jolloin työssä käytettävät tarvikkeet olisivat hinnaltaan kaksinkertaiset.

Tekninen johtaja:
Ehdotan, että oikaisuvaatimus hylätään perusteettomana, eikä hankintayksikkö muuta aiempaa jo tekemäänsä hankintapäätöstä. Päätökseen ei liitetä muutoksenhakuohjetta, koska ei syntynyt uutta muutoksenhakukelpoista hankintapäätöstä (hankintalaki 146 §).

KUNNANJOHTAJA:
Kunnanhallitus hyväksyy teknisen johtajan päätösehdotuksen.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Tiedoksi

Aro Systems Oy