Perustelut
Asiakirjahallinnon asiantuntija on irtisanoutunut tehtävästään 12.5.2025. Asiakirjahallinnon asiantuntija vastaa kunnan arkistosta ja koordinoi kunnan tiedonhallintaa. Virka on tarpeellista täyttää, sillä arkistotoimi, asiakirjahallinto ja tiedonhallinta ovat lakisääteisiä tehtäviä, nämä tehtävät ovat olleet yksin asiakirjahallinnon asiantuntijan vastuulla.
Asiakirjahallinnon asiantuntijan keskeiset tehtävät ovat kunnan pitkäaikaissäilytettävän aineiston arkistointi, asiakirjahallinnon koordinointi ja ohjeistaminen, tiedonohjaussuunnitelman ylläpitäminen sekä tiedonhallinnan suunnittelu, kehittäminen, ohjaus ja valvonta. Toimii tiedonhallinnan, asiakirjahallinnon ja arkistotoimen hoitamisen kannalta olennaisten järjestelmien pääkäyttäjänä.
Tehtävänkuvaa ja virkanimikettä on tarkasteltu hallinnon tämänhetkisten tarpeiden mukaisesti, niin että tehtävä olisi myös riittävän houkutteleva. Virkanimikkeen muuttaminen tiedonhallinnan asiantuntijaksi antaisi paremman kuvan viran keskeisimmistä tehtävistä. Tiedonhallinta ja hallinnon asiantuntijuus on tehtävässä erittäin keskeistä arkistoasioiden ohella. Virkatehtävät myös perustuvat hyvin pitkälti lakiin julkisen hallinnon tiedonhallinnasta, eli niin sanottuun tiedonhallintalakiin.
Viran kelpoiruusehtona on tällä hetkellä soveltuva korkeakoulututkinto tai Kansallisarkiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinto tai vastaavaa aikaisempi tutkinto. Viran hoitamisen kannalta olennaista on arkistotoimen ja asiakirjahallinnon hyvä hallinta, joka voidaan osoittaa oikeanlaisella koulutuksella tai riittävällä kokemuksella vastaavien tehtävien hoitamisesta. Tehtävä on asiantuntijatasoinen, joten on olennaista edellyttää korkeakoulututkintoa.
Hallintosäännön 6 luvun 2 §:n 1 momentin mukaan kunnanhallitus päättää virkojen perustamisesta ja lakkauttamisesta sekä virkanimikkeen muuttamisesta.
Hallintosäännön 6 luvun 4 §:n 2 momentin mukaan virkasuhteeseen ottava viranomainen päättää viran kelpoisuusvaatimuksista, ellei niistä ei ole päätetty virkaa perustettaessa. Jos henkilö otetaan virkasuhteeseen ilman, että tehtävää varten on perustettu virkaa, kelpoisuusvaatimuksista päättää virkasuhteeseen ottava viranomainen. Jos ilmenee epäselvyyttä siitä, onko virkaa perustettaessa päätetty kelpoisuusvaatimuksista, kelpoisuusvaatimuksista päättää kunnanhallitus.
Hallintojohtaja:
Ehdotan, että kunnanhallitus
- päättää muuttaa asiakirjahallinnon asiantuntijan viran virkanimikkeen tiedonhallinnan asiantuntijaksi 28.7.2025 lähtien ja
- päättää asettaa viran kelpoisuusehdoiksi soveltuvan korkeakoulututkinnon ja asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ammattitutkinnon tai riittävän kokemuksen asiakirjahallinnon ja arkistotoimen hoitamisesta. Erillistä ammattitutkintoa ei edellytetä, mikäli hakijan korkeakoulutukinto sisältää opinnot asiakirjahallinnon ja arkistotoimen alalta.
- myöntää luvan viran täyttämiseen.
Ehdotus
Esittelijä
-
Tuomas Lohi, kunnanjohtaja, tuomas.lohi@kempele.fi
Kunnanjohtaja:
Kunnanhallitus hyväksyy hallintojohtajan päätösehdotuksen.
Päätös
Päätösehdotus hyväksyttiin.