Perustelut
Kirkonkylätalon rakennushanke on Kempeleen kunnan historian suurin yksittäinen rakennushanke. Uuteen kouluun valmistuu tilat noin 960 oppilaalle. Rakennushake valmistuu vuoden 2023 loppuun mennessä. Kempeleen kunta on kilpailuttanut irtokalusteiden hankinnan Kirkonkylän koulun uusiin tiloihin.
Irtokalustaminen on rakennuksen toimintakulttuurin ja pedagogisen toiminnan kannalta olennainen osa. Kilpailutus on toteutettu käänteisenä, jossa tarjoajille annetaan kokonaishinta hankinnalle perustuen valtuuston hyväksymään määrärahavaraukseen. Käänteisessä kilpailutuksessa tarjoajalle annetaan mahdollisuus esittää oma ehdotuksensa kalustamisen toteuttamisesta perustuen käyttäjien toiminnankuvaukseen. Hankintaa ja sen kilpailutusta on ollut tukemassa Monetran hankinta-asiantuntija, jokaiselle tarjoajalle erikseen. Tarjousten esittelytilaisuuksiin on osallistunut Kirkonkylätalon tulevia käyttäjiä laajasti ja tarjouksiin on tutustuttu yksiköissä esihenkilöiden johdolla suunnitelmallisesti. Mukana prosessissa ovat olleet henkilöstö, lapset ja nuoret sekä vanhempaintoimikunta. Tarjoukset on pisteytetty ennalta määritellyllä pisteytysmallilla.
Hankinta suoritetaan osana Monetra Oulu Oy:n irtokaulusteiden (Monetra 11/2022) puitesopimusta. Siltä osin kuin tarjouspyynnössä tai sen liitteissä ei nimenomaisesti ole toisin sovittu, ehdot ovat alkuperäisen tarjouspyynnön, Monetra 11/2022, sekä puitesopimuksen mukaiset, esim. laadun ja materiaalien osalta. Tarjottujen kalusteiden tulee soveltua julkisiin tiloihin. Tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaan tilojen arvioidaan valmistuvan 11/2023. Tilattujen irtokalusteiden toimituksen ja asennuksen tulee tapahtua siten, että asennus on valmiina 31.12.2023 mennessä. Lisäksi tarjouspyynnön mukaan tarjottuja kalusteita tulee olla saatavissa 12 kuukautta toimituksen jälkeen mahdollisia tätä kalustekokonaisuutta koskevia yksittäisiä täydennyshankintoja varten. Tilaaja pidättää itsellään oikeuden tarjoajan tarjouksessaan esittämästä suunnitelmasta yksittäisten kalusteiden ja kalustekokonaisuuksien poistoon, vaihtoon tai lisäykseen. Lisäksi tilaaja varaa oikeuden muuttaa esitettyjä värisävyjä.
Hankintamenettely
Ennen hankintailmoituksen julkaisua kaikkien tarjoajien kanssa on pidetty markkinavuoropuhelut, jossa hankinta on esitelty. Hankinta suoritetaan rajoitetulla menettelyllä 2-vaiheisena. Hankintailmoitus lähettiin kaikille Monetra 11/2022 ryhmän kolme (3) puitesopimustoimittajille 17.10.2022 ja sitä korjattiin 2.11.2022. Tarjouspyynnön mukaan DWG-kuvat lähetetiin tarjoajille 18.10.2022. Kysymykset tuli lähettää 25.10.2022 mennessä ja niihin vastattiin 1.11.2022.
Hankinnan 1. vaiheessa kilpailutettiin määritellyn alueen kalusteet käänteisenä kilpailutuksena. Ensimmäisen vaiheen kalusteiden kokonaishinta tuli olla 280 000 € (alv 0 %). Tähän hintaan tuli sisältyä:
* tilojen suojaus,
* kalusteiden toimitus,
* kokoamis- ja asennuspalvelut
* pakkausjätteiden poiskuljetus
* koulun 1. vaiheen ja loppuosan suunnittelutyö sekä
* vaiheen 2. työpajat (väh. viisi (5) työpajaa, a' väh. 3 tuntia).
Tarjousten jätön määräaikaan 7.12.2022 klo 10.00 mennessä saapui kolme (3) tarjousta, joista kaikki hyväksyttiin mukaan vertailuun.
Hankinnan toinen vaihe suunnitellaan ja toteutetaan tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaan yhdessä ensimmäisen vaiheen voittaneen tarjoajan kanssa. 2. vaiheen suunnittelun päättyessä tehdä lopullinen tilaus koko koulun kalustamisesta. Lopullinen suunnittelutyö sekä työpajat toteutetaan yhteistyössä tilaajan kanssa.
Tarjousten vertailu
Tarjoukset arvioidaan laadun perusteella tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Laadusta tarjoajan oli mahdollista saada pisteitä tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaan seuraavasti:
* Yhdessä tekeminen korkeintaan 50 pistettä
* Hyvinvointi korkeintaan 50 pistettä
* Kirkonkylätalo-Arkkitehtuuri/Sisustus korkeintaan 40 pistettä
* Projektisuunnitelma korkeintaan 10 pistettä
Yhteensä pisteitä oli siis mahdollista saada korkeintaan 150.
Osana tarjoustaan tarjoajat esittelivät omat tarjouksensa koulun hankintaryhmälle 12.12.-13.12.2022 järjestetyissä tilaisuuksissa seuraavasti:
12.12.2022 klo: 13.45-15.45 Lekolar Printel Oy
13.12.2022 klo: 9.00-11.00 Martela Oyj
13.12.2022 klo 12.00-14.00 Isku Interior Oy
Tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaan tarjoukset on arvioitu laadun perusteella kokonaisuutena ja arviot on perusteltu sanallisesti. Toimittajaksi valitaan tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaan hyväksyttävistä tarjouksista yksi (1) laadusta suurimmat pisteet saanut tarjoaja, joka täyttää tarjouspyynnön ja sen liitteiden vaatimukset sekä muut ehdot.
Sivistysjohtaja:
Tarjousvertailuprosessi on vielä käynnissä, joten päätösehdotus annetaan kokouksessa.
KUNNANJOHTAJA:
Päätösesitys annetaan kokouksessa.
Päätös
Sivistysjohtaja teki kokouksessa seuraavan ehdotuksen: “Ehdotan, että Kirkonkylätalon irtokalustushankinnan toimittajaksi valitaan Isku Interior Oy.”
Kunnanjohtaja teki kokouksessa seuraavan päätösesityksen: ”Esitän, että kunnanhallitus hyväksyy sivistysjohtajan päätösehdotuksen.”
Päätösehdotus hyväksyttiin.
Kunnanhallitus päätti tarkastaa pöytäkirjan tämän pykälän osalta kokouksessa.