Perustelut
Hallintosäännön 18 luvun 2 §:n 2 momentin 1 kohdan mukaan kunnanhallituksen tulee määrätä kunnan asiakirjahallinnosta, arkistotoimesta ja arkistonmuodostuksesta vastaava viranhaltija. Saman luvun 3 §:ssä on määrätty asiakirjahallinnosta ja arkistotoimesta vastaavan viranhaltijan tehtävistä. Mainitun pykälän mukaan viranhaltija
- vastaa kunnanhallituksen asiakirjahallinnon viranomaistehtävien valmistelusta ja täytäntöönpanosta,
- ohjaa ja kehittää asiakirjahallintoa osana kunnan tiedonhallintaa,
- hyväksyy tiedonohjaussuunnitelman sekä tiedonkäsittelyn, säilytyksen ja arkistoinnin ohjeistuksen,
- vastaa keskusarkistosta ja pysyvästi säilytettävistä asiakirjatiedoista,
- laatii kunnan asiakirjahallinnon ohjeen ja valvoo, että tehtävät hoidetaan annettujen ohjeiden mukaisesti,
- päättää sopimusten ja lainsäädännön perusteella arkistoaineistoihin liittyvät viranomaisten keskinäiset luovuttamiset ja vastaanottamiset sekä
- huolehtii asiakirjahallintoon liittyvästä koulutuksesta ja neuvonnasta.
Käytännön arkistotyö kuuluu henkilöstöorganisaatiossa tietopalveluasiantuntijalle, jolloin hallintosäännön 18 luvun 3 §:n mukaiset asiakirjahallinnon, arkistotoimen ja arkistonmuodostuksen tehtävät on perusteltua määrätä samalle viranhaltijalle. Erityistä syytä hallinnollisen päätösvaltaan liittyvän vastuun ja tosiasiallisen arkistotyön eriyttämiselle ei ole, joten arkistonhoitoon liittyvät vastuut ja tehtävät on asianmukaista keskittää samalle viranhaltijalle.
Tietopalveluasiantuntijaa on kuultu muutoksen johdosta ja hän on antanut suostumuksensa tehtävien vastaanottamiseen.
Hallintojohtaja:
Ehdotan, että kunnanhallitus määrää asiakirjahallinnosta, arkistotoimesta ja arkistonmuodostuksesta vastaavaksi viranhaltijaksi tietopalveluasiantuntijan.
KUNNANJOHTAJA:
Kunnanhallitus hyväksyy hallintojohtajan päätösehdotuksen.
Päätös
Päätösehdotus hyväksyttiin.